Jak prowadzić negocjacje zakupowe?

W czasie zakupu określonych rzeczy bardzo często można pozwolić sobie na prowadzenie ze sprzedającym negocjacji, których celem jest ustalenie jak najlepszych warunków takiej transakcji, zadowalających dla obu stron. Pod pojęciem negocjacji zakupowych może kryć się również proces wyłonienia najlepszego dostawcy określonych towarów, usług czy technologii dla danej firmy. Warto jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku negocjacje często są prowadzone w nieodpowiedni sposób, na czym traci cała firma.

Jednym z najpowszechniej spotykanych błędów jest tu skupianie się wyłącznie na kwestiach cenowych. Są one rzecz jasna bardzo ważne, ale decydowanie się na siłę na najtańszą ofertę nie należy wbrew pozorom do najkorzystniejszych rozwiązań. Tendencja do szukania na siłę najtańszych rozwiązań jest widoczna od wielu lat zarówno w przedsiębiorstwach prywatnych jak i w publicznych instytucjach, i z roku na rok wyraźnie rośnie. Widać to zresztą po sposobie, w jaki przedstawiciele firm czy instytucji prowadzą negocjacje z potencjalnymi kontrahentami. Praktycznie wszystkie takie rozmowy koncentrują się wyłącznie wokół kwestii cenowych. Można zatem odnieść wrażenie, że oprócz samych kosztów zamówienia nic innego się nie liczy – jakość, sposób wykonania czy termin schodzą niejako na dalszy plan. Tymczasem nie trzeba być żadnym specjalistą od biznesu aby wiedzieć, że czasami płacąc więcej za coś naprawdę dobrego można naprawdę sporo zyskać.

Na niektórych rynkach od czasu do czasu pojawiają się ciekawe przykłady które idealnie pokazują, do jak groźnych konsekwencji może prowadzić takie podejście i skupianie się jedynie na cenach. Stosunkowo niedawno pewna firma zajmująca się branżą spożywczą – konkretniej, produktami mięsnymi – musiała wycofać z rynku ogromną ilość swoich towarów. Powód? Opakowania, które były wykorzystywane przy tych produktach okazały się wadliwe i mało szczelne. Produkty w nich przechowywane szybko ulegały zatem zepsuciu i nie nadawały się do spożycia. Sam koszt wycofania z rynku tak dużej liczby produktów jest poważnym ciosem dla firmy. Ponadto media zawsze szybko nagłaśniają takie sprawy; kolejną groźną konsekwencją była tu zatem utrata popularności przez firmę i wystawienie jej dobrego imienia na poważny szwank. Łatwo można odgadnąć, że firma ta postanowiła po prostu zaoszczędzić i automatycznie zdecydowała się na najtańsze opakowania, które nie były raczej najlepszej jakości. Nie jesteśmy w stanie powiedzieć, czy firma ta w czasie negocjacji określiła jakiekolwiek warunki, na których dostawca wadliwych opakowań powinien wypłacić jej jakiekolwiek zadośćuczynienie za straty. Patrząc na sposób, w jaki często prowadzi się takie negocjacje – szczerze w to wątpimy.

Do negocjacji trzeba zatem dobrze się przygotować. Pierwszym krokiem jest po prostu dokładne zapoznanie się z całym tematem i lepsze poznanie produktów, jakie zamierzamy kupić. Warto poznać ich poszczególne parametry, dowiedzieć się na co należy zwracać uwagę przy ich kupowaniu i co w największym stopniu może decydować o ich dobrej jakości. Z góry należy również przygotować wszystkie tematy, obszary, które zamierzamy negocjować. Koncentrowanie się tylko na jednym z nich prowadzi do zaniedbywania pozostałych, a w efekcie – kupowania produktów o nie najlepszej jakości, które nie będą w stanie spełnić naszych oczekiwań.

Lekceważenie innych obszarów negocjacji znacznie osłabia również naszą pozycję względem dostawcy i sprawia, że mamy o wiele mniejsze możliwości jeśli chodzi o uzyskanie najlepszych dla nas warunków. Dostawca może bowiem pozwolić sobie wówczas na szafowanie jedynie argumentem ceny, nawet jeśli oferowane przez niego produkty są wyraźnie gorsze, niż u konkurencji. Przed przystąpieniem do negocjacji trzeba zatem dokładnie określić, jak powinien wyglądać proces zakupów i jakie obszary są tu dla nas najważniejsze. Sama cena jest rzecz jasna bardzo istotna, ale równie ważna, oprócz jakości zamawianych towarów, jest kwestia płatności czy terminu realizacji zamówienia.

Jak sama nazwa wskazuje, negocjacje są w gruncie rzeczy "walką" o uzyskanie jak najlepszych warunków. Sami również musimy zatem mieć w ręku odpowiednie argumenty, aby dostawca zgodził się na nasze oczekiwania. W toku negocjacji, jeśli prowadzimy je z rzetelnym partnerem, zawsze można uzyskać pewien kompromis, zadowalający dla obu stron. Negocjowanie jest zresztą bardzo ważną umiejętnością, niezwykle przydatną dla każdego przedsiębiorcy. W czasie prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej mamy mnóstwo okazji do prowadzenia różnych negocjacji – niekoniecznie muszą one dotyczyć zakupu określonych rzeczy. Negocjacje zakupowe mają jednak pewną specyfikę która sprawia, że nieco różnią się one od innych.

Przede wszystkim tutaj musimy uważać na szereg różnych czynników które wpływają na to, czy dana transakcja będzie dla nas faktycznie korzystna. Trafienie na dobrego partnera do negocjacji jest tutaj jedną z kluczowych rzeczy. Warto jednak pamiętać, że negocjowanie z prawdziwym fachowcem w danej dziedzinie w sytuacji, gdy my sami nie mamy o czymś większego pojęcia jest niemałym wyzwaniem. Przede wszystkim dość łatwo można nas wówczas "zalać" najróżniejszymi terminami technicznymi, które w rzeczywistości niewiele nam powiedzą. Nie chodzi tu oczywiście o to, aby nie ufać profesjonalizmowi naszego potencjalnego dostawcy – wówczas negocjacje również nie będą miały większego sensu. Ważne jest jednak zachowanie zdrowego rozsądku, bowiem złapanie się w pułapkę polegającą na usilnym zachwalaniu danego produktu przy użyciu niezrozumiałych dla nas terminów jest poważnym błędem.

Do prowadzenia korzystnych dla siebie negocjacji potrzebna jest po prostu dobra praktyka. Im więcej takich rozmów będziemy prowadzili, tym lepiej będziemy rozumieli zasady jakimi trzeba się przy nich kierować oraz dowiemy się, jakie kwestie są tu dla nas najważniejsze. Niektórzy przedsiębiorcy całymi latami dochodzą metodą prób i błędów do najlepszych dla siebie rozwiązań. Oczywiście, wiąże się to z ryzykiem ponoszenia pewnych strat. Z drugiej strony prowadzenie jakiegokolwiek biznesu to właściwie zawsze jedno wielkie ryzyko, którego nie da się uniknąć również w takich kwestiach.